第一章 总 则
第一条 为了加强北京市于若木慈善基金会（简称本基金会）档案资料管理，充分发挥档案资料的作用，妥善保管证书和印章，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》和证书管理的有关规定，结合本基金会实际情况制定本办法。
第二条 本基金会秘书处为本会档案资料具体管理部门，负责本办法的具体实施。秘书处应指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第三条 本基金会档案资料分为文书档案资料、会计档案资料。文书档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册。在工作中形成的各种有保存价值的资料，都应按照本办法立卷归档。
第四条 公文承办要保证文件的系统完整，办理完毕后或年度终了交文书人员归档。
第五条 本基金会档案和证书应指定专人管理，严防毁损、遗失，确保万无一失。
第二章 档案的归档范围
第六条 文书档案的归档范围包括：上级机关印发、本基金会工作中形成的，具有查考价值的各种文件材料。
第七条 文书档案归档范围具体包括以下类别：
1、收、发文件；
2、会议文件、纪要、记录、领导讲话材料等；
3、决定、通知、公告、规章制度等；
4、工作计划、总结、年度工作报告和审计报告；
5、预决算、统计报表；
6、合同、协议书；
7、任免、聘任、奖励、处分材料；
8、重要来信、来访材料；
9、大事记；
第八条 会计档案的归档范围包括：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料。
第九条 会计档案的具体归档范围是：
1、会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；
2、会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；
3、财务报告类。包括月、季、年度财务报告（含会计报表、附表、附注及文字说明）和其他财务报告；
4、其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
第三章 档案的立卷要求
第十条 案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
第十一条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附注在后；印件在前，定稿在后。会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册；会计账簿类按年度成本；财务报告类、其他类按年度归类成册。
第十二条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。单面书写的文件页号编写在右下角；双面书写的文件，正面页号编写在右下角，背面页号编写在左下角；拆叠后的图纸页号一律编写在右下角。
第十三条 按规定的格式逐项填写文件目录，填写的字迹要清楚，卷内文件目录放在卷首。
第十四条 卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第十五条 案卷封面，填上本册内容所属时间、第几册数、共多少页数、保管期限和案卷号等。案卷封面应逐项用毛笔或钢笔书写，字迹要工整清晰。
第十六条 案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料必须修复，字迹已扩散的应复制并原件一并立卷，传真件应保存其复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法，做到整齐、牢固、便于保管和利用。
第四章 档案的保管期限、保管、移交、销毁
第十七条 档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中永久档案的保管时间为50年以上；长期档案的保管时间为15年；短期档案时间为5年。
凡记叙和反映基金会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，保管期限定为永久；
凡在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件材料及图表，保管期限定为长期；
凡在比较短的时间内需要查考和文件材料及图表，保管期限定为短期。
第十八条 档案保管的基本任务是：维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并延长其物质形体的自然寿命。应经常保持档案的卫生、整洁、做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作，做到收实相符。
第十九条 档案不得借出、不得携带出境。
如有特殊需要，会计文书档案经理事长或秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。
查阅、摘抄、复印人员应当做到：
1、严格遵守保密纪律；
2、不得擅自向他人传播档案内容；
3、不得翻阅、摘抄、复印与查阅内容无关的材料。
查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。
第二十条 档案移交、销毁必须填写《北京市于若木慈善基金会会档案移交清册》。
认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书长监交、监销。
第五章 证书的保管和使用
第二十一条 证书由基金会秘书处专人管理，妥善的存放在安全的地方。
第二十二条 根据证书管理和使用的有关规定，法人登记证书、税务登记证书挂在基金会办公的显著位置，其他证书和证书副本由秘书处妥善保管，确保万无一失。
若要对外使用证书，须经理事长或秘书长同意，并在外出使用证书申请上签字后，方可借出，并及时归还。
第六章 附 则
第二十三条 本办法自理事会批准之日起施行。
